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石門管理處

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113年5月宣導篇文-紙本個資文件防護

  因應紙本個資文件防護需求,機關應從管理面出發,並搭配技術面輔助管控,像是在列印設備上早已提供諸多功

  能協助管控,包括身分驗證、權限控管、機密列印與紀錄備存等功能,妥善利用這些功能,便能強化列印設備與

  紙本文件的個資防護,減少紙本文件帶來的個資風險。

★紙本文件輸出缺乏有效管控

  舉例來說,列印時,一旦有個資內容的文件印出後被他人誤取,或無人領取,就是紙本個資在列印時造成的風險

  缺口。傳真也是紙本個資防護不能忽略的管道,像是傳真文件印出被人拿取,下班時間後輸出的傳真文件沒人控

  管,也會造成同樣的問題。從個資文件的產生、傳遞、利用,直到最後的銷毀與保存,都應制定好各人員的授權

  與責任,同時建置機密文件的分類、分級制度,並檢視現有作業流程。而員工的個資防護教育訓練也是持續不斷

  要做的事,讓員工不論是在業務流程中,或是工作習慣上,都應該有良好的個資防護觀念。

★列印工作若委外,交付企業仍有個資責任

  除了自己內部列印的管控,有些機關也會將文件列印工作委外處理。但委外並不代表機關不用負責,依據個資法

  第4條規定-受公務機關或非公務機關委託蒐集、處理或利用個人資料者,於本法適用範圍內,視同委託機關。因

  此,機關在交付個資文件委外作業時,需要謹慎評估,並針對有關個人資料處理的業務,建立評估的標準,以便

  篩選出適合的配合廠商。

★紙本資料輸出後,形成管理大漏洞

   過去許多列印、傳真、掃描的使用習慣,其實都是紙本個資文件管控的大漏洞,管理者應立即檢視這些問題所帶

   來的個資風險:

   漏洞 1 - 列印文件擱置在設備上,遭誤取或窺視

   漏洞 2 - 個資文件傳真進來後,在傳真設備上無人領取

   漏洞 3 - 傳真個資文件時,不小心傳送到錯誤對象

   漏洞 4 - 掃描歸檔結果輕易被他人存取

★列印前的控管做法

   個資文件印出前,應先做好列印行為權限管控 不論是從列印設備開始管控,或是針對檔案限制使用者的列印權限

   ,均可減少紙本機密、個資文件的管控。

                                                                               ~轉載自臺中市政府水利局網站~

 

最後更新日期:2024/05/02
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